Болградський районний суд Одеської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Болградського районного суду

Одеської області

від 24.06.2015 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області

(із змінами внесеними рішеннями зборів суддів від 03.10.2016 р., 05.04.2017 р., 05.08.2019 р., 16.12.2021 р.)

Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області (далі — Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу, цивільного процесуального кодексу, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року (із змінами), відноситься до повноважень зборів суддів Болградського районного суду Одеської області.

Засади визначають порядок використання автоматизованої системи документообігу (далі – автоматизована система) в Болградському районному суді Одеської області, який забезпечує об’єктивне та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ з урахуванням завантаженості кожного судді.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Болградському районному суді Одеської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор – головний спеціаліст суду.

2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

2.5. Користувачі автоматизованої системи, відповідно до їх функціональних обов'язків, зобов’язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу та забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в системі.

Користувачі автоматизованої системи несуть відповідальність за достовірність внесених даних до автоматизованої системи документообігу.

2.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор – головний спеціаліст з ІТ суду.

2.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

Реєстрація справ і матеріалів

3.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

3.2. Видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається. У виключних випадках, пов’язаних з порушеннями, що призводять до необхідності коригування даних в ОСК, відповідальна особа подає на розгляд керівнику апарату суду службову записку, в якій зазначає підстави для внесення змін або коригування даних. Керівник апарату суду після вивчення зазначених підстав надає дозвіл на відповідні зміни або коригування даних в ОСК. Відповідальна особа на підставі дозволу керівника апарату вносить відповідні зміни (коригування) в ОСК.

Розподіл справ і матеріалів

4.1. Після реєстрації справи в КП «Д-3» здійснюється її автоматизований розподіл та передача головуючому судді.

4.2. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.

4.3 Розподіл справ у суді здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу.

4.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ

4.5. Справи передаються головуючому судді протягом робочого дня відповідно до реєстру. Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

4.6. У суді застосовується :

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл справ шляхом їх передачі раніше визначеному судді;

- повторний автоматизований розподіл справ.

4.7. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

4.8. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

4.9. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник апарату суду перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

- відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією голови/керівника апарату на довідці помічника судді або секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті. У разі необхідності до доповідної може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- відмітка «хвороба» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді керівника апарату суду, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

4.10. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

- судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті Болградським районним судом Одеської області;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до Болградського районного суд Одеської області;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

- матеріали (в порядку КУпАП), які були повернуті для усунення недоліків, залишені без розгляду, не розглядались судом по суті, та надійшли до суду повторно, передавати в провадження раніше визначеному головуючому судді.

- заяви про відвід, заявлені учасниками процесу по одному кримінальному провадженню, передаються першому судді, визначеному автоматизованою системою, якщо ці заяви надійшли в один день.

4.11. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад.

4.12. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

4.13. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за резолюцією голови суду, з урахуванням пунктів 4.1. – 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 (двадцять один) календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,

- відсторонення судді від посади.

4.14. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за 2 (два) місяці до закінчення повноважень судді;

- за 7 (сім) днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за 3 (три) робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за 1 (один) робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судці;

- за 1 (один) робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин - з моменту надання керівнику апарату суду (або особі, що виконує його обов’язки) помічником відповідного судді або секретарем судового засідання доповідної записки із додаванням копії журналу судового засідання з інформацією про дату та час видалення судді до нарадчої кімнати - на весь час перебування судді у нарадчій кімнаті;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Особливості розподілу окремих категорій справ

5.1. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні, часи у разі виникнення таких обставин відповідно до графіку чергування на підставі наказу голови суду.

5.2. Клопотання (подання), які надійшли та у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) розподіляються раніше визначеному слідчому судді.

5.3. У випадку неможливості здійснювати судочинство одним слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо), а щодо іншого слідчого судді не розподіляються судові справи, які надходять : за 7 (сім) днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів), за 1 (один) робочий день до відрядження, та інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

5.4. Клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) не розподіляються раніше визначеному слідчому судді :

- за 3 (три) робочі дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів),

- за 1 (один) робочий день до відрядження.

Розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із загального списку суддів із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів (дод. 4).

Слідчі судді

7.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 (три) роки (дод. 5).

7.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження).

Коефіцієнт форми участі

8.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

8.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді-учасника колегії дорівнює — 0,001.

Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює – 100 % (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження) справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

Засади формування спеціалізації суддів (колегії)

10.1. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше 2-х суддів на одну спеціалізацію (дод. 6,7,8,9).

10.2. У разі відсутності наявних суддів по колегії до якої включено суддю, який потребує заміни, заміна відсутнього судді, здійснюється за рахунок суддів з іншого складу суддів.

10.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду (якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів), з урахуванням засад формування колегій суддів встановлених цими Засадами, зокрема п. 10.2.

10.4. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою «Д-3» сформовано документ по справі «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

Керівник апарату суду

11.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

11.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду (дод. 1).

Відповідальність

12.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності (дод.3).

Знеструмлення електромережі суду

13.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

13.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

13.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

13.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” _____ року

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу си справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток № 2

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

Станом на 08:30 “___” ______ року згідно даних наявних у заступника керівника апарату (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток № 3

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

Підпис судді (суддів)

Додаток № 4

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

з “05” серпня 2019 року

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) голови суду Кодінцевої С.В.

Кравцова Алла Валентинівна - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) голови суду Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.

Додаток № 5

Перелік слідчих суддів

з “05” квітня 2020 року

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Строк повноважень 3 (три) роки

Додаток № 6

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

Кодінцева Світлана Володимирівна - всі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час

відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час

відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В. та

судді Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович – всі категорії справ (крім справ про усиновлення)

Додаток № 7

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

Кодінцева Світлана Володимирівна – усі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна - усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович - усі категорії справ (крім кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб

Додаток № 8

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду адміністративних справ

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович

Додаток № 9

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду справ про адміністративні правопорушення

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович