Засади використання автоматизованої системи документообігу

                                                                                                                                  ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                               Рішенням зборів суддів

                                                                                                                               Болградського районного суду

                                                                                                                               Одеської області

                                                                                                                               від 26.03.2025  року № 1

 

 

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області

(в новій редакції з 01.04.2025 року)

 

1. Загальні положення

 

1.1 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Болградського районного суду Одеської області здійснюється Положенням  про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (далі – Положення), з особливостями встановленими Засадами використання автоматизованої системи документообігу Болградського районного суду Одеської області відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», "Про захист персональних даних",  Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та інших нормативно-правових актів.

1.2  Засади використання автоматизованої системи документообігу Болградського районного суду Одеської області  (далі – Засади)  розроблені  на виконання вимог Положення та визначають особливості розподілу справ між суддями, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу справ між суддями.

1.3 Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.4   Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.5 Для ведення автоматизованого документообігу в суді використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі – КП «Д-3»), розроблена адміністратором автоматизованої системи – Державним підприємством «Інформаційні судові системи».

1.6  КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

-      реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

-      розподіл судових справ між суддями;

-      взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

-      фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

-      реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

-      контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

-      використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

-      оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

-      індексацію документів та їх контекстний пошук;

-      виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

-      зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

-      відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-      надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

-      підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

-      передачу судових справ до електронного архіву;

-      надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.7  З метою належного функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується :

-      своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-      своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

-      захист інформації автоматизованої системи в суді;

-      своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

-      інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.8 Збори суддів мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

1.9  Засади є обов’язковими для застосування суддями та працівниками апарату суду.          

 

2. Принципи використання автоматизованої системи документообігу суду

 

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах:

-   централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

-   оперативності внесення до програми даних;

-   достовірності внесеної до програми інформації;

  - захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

-   відкритості інформації про стан розгляду справ;

-   відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

 

3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду

 

3.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду (далі – автоматизована система), надання та позбавлення права доступу до неї в суді  визначаються на підставі наказів керівника апарату суду/особи, що виконує обов’язки керівника апарату.

  Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду/особи, що виконує обов’язки керівника апарату, здійснює головний спеціаліст суду, в разі його відсутності керівник апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.2  Користувачами автоматизованої системи КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду.

 Користувачі автоматизованої системи, відповідно до своїх функціональних обов’язків та прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами, Положенням, рішеннями зборів суддів суду інформацію та зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка в ній міститься.

3.3 Використання кваліфікованого електронного підпису (надалі КЕП) уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

3.4 Користувачі автоматизованої системи несуть відповідальність за своєчасність, повноту та достовірність внесених даних до автоматизованої системи документообігу.

3.5 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи документообігу суду в суді несе керівник апарату, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст суду, в разі його відсутності – керівник апарату суду.

3.6 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3.7 Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності (дод.3).

 

     4.  Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

4.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі і процесуальні документи, приймаються, опрацьовуються та реєструється в КП «Д-3» відповідальною особою апарату суду щоденно протягом робочого часу, визначеного Правилами внутрішнього трудового розпорядку в суді.     

4.2 У разі неможливості з об'єктивних причин (відсутність електроенергії, не функціонування автоматизованої системи тощо) здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну на підставі службової записки відповідальної особи суду.

4.3  При надходженні до суду на офіційну електронну адресу електронного документа, пов’язаного з розглядом судової справи, незасвідченого кваліфікованим електронним підписом, такий документ роздруковується відповідальним працівником суду та разом із актом передається головуючому судді по справі, а в разі його відсутності – голові суду для вирішення питання щодо їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. На таких документах відповідальним працівником ставиться відмітка: «Без КЕП».

Реєстрація електронних документів незасвідчених кваліфікованим електронним підписом здійснюється відповідальним працівником канцелярії суду на підставі резолюції головуючого судді по справі, а в разі його відсутності – голови суду,  в день їх передачі до канцелярії суду суддею, помічником судді чи секретарем судового засідання такого судді.

4.4 Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді передаються помічником судді/секретарем судового засідання для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

Після реєстрації отриманих документів, особа, відповідальна за реєстрацію документів, вживає заходів для своєчасного приєднання відповідних документів до матеріалів справи та збереження в Д-3 з відміткою «Зберегти з відправкою до ЄС» для спрямування до кабінету користувачів електронного суду.

4.5 Реєстрація вихідних документів, в тому числі і процесуальних, здійснюється користувачами автоматизованої системи, яким надано до неї доступ відповідно до їх функціональних обов’язків щоденно протягом робочого часу.

4.6 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4.7 У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється згідно розпорядження/резолюції керівника апарату суду на підставі доповідної/службової записки відповідальної особи (секретар суду, помічник судді, секретар судового засідання, судовий розпорядник) або головуючого судді по справі.

Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, реєстраційних даних учасників процесу тощо - суддя/помічник судді у той же день, складає службову записку/доповідну та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової записки/доповідної, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи, про що видає відповідне розпорядження або накладає резолюцію.

У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, реєстраційних даних учасників процесу тощо, було виявлено відповідальною особою (працівник апарату суду, якому наказом керівника апарату суду визначено функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову записку/доповідну із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової записки/доповідної, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи, про що видає відповідне розпорядження або накладає резолюцію.

 

5. Розподіл справ і матеріалів

 

5.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, відповідальними працівниками апарату суду за правилами та в порядку, встановленими Положенням та цими Засадами.

При надходженні до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації по справі для здійснення автоматичного розподілу справи, автоматизований розподіл судових справ може бути проведений у наступний за днем реєстрації робочий день, крім справ, які згідно із чинним законодавством мають розглядатися невідкладно. При цьому, кожного разу при наявності такого факту, відповідальними працівниками апарату суду за автоматизований розподіл справ, складається відповідний акт.

Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених системою коефіцієнтів навантаження.

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматичному розподілу, коефіцієнт адміністративних посад  та коефіцієнт форми участі.

5.2 В суді згідно параметрів КП «Д-3» за замовчуванням складність категорії справи  дорівнює  1.   

5.3 Коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи: головуючий у справі (одноособовий розгляд/колегіальний розгляд) – 1; член колегії суддів – 0,5.

5.4  Коефіцієнт адміністративних посад – 1.

5.5 Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ 2 рази протягом робочого часу (до 12:00 години, до 16:00 години);

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

-  повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.

5.6 Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

У випадку, якщо суд одночасно здійснює розгляд судових справ як суд першої, апеляційної та касаційної інстанцій автоматизований розподіл судових справ здійснюється з урахуванням навантаження судді в межах інстанційної підсудності.

5.7 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

5.8. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за сім робочих днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (від 1 до 4 днів включно) (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя  або брати участь у розгляді судових справ;

- у разі перебування судді у тривалій нарадчій кімнаті (від 8 годин і більше), на нього не розподіляються судові справи з часу повідомлення секретарем судового засідання керівника апарату суду у формі службової записки/доповідної. Службова записка/доповідна обов’язково має містити час видалення судді (колегії суддів) до нарадчої кімнати та час виходу з неї. У разі виникнення потреби у продовженні строку перебування у нарадчій кімнаті, про це також подається службова записка/доповідна із зазначенням нового часу виходу з нарадчої кімнати.  Головний спеціаліст на підставі резолюції керівника апарату або голови суду, а в разі його відсутності – керівник апарату/заступник керівника апарату невідкладно вносить відомості про перебування судді в нарадчій кімнаті до автоматизованої системи у  гілці «Табель»/Не призначати слухання/ причина – «Нарадча кімната». 

5.9 У разі виникнення обставин, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, консультант суду невідкладно (з часу коли їй стали відомі такі обставини) доповідає керівнику апарату суду, який вносить відповідні відомості до автоматизованої системи. У такому випадку з метою недопущення порушення процесуальних строків розгляду справ, судові справи, автоматизований розподіл яких був здійснений в цей день, підлягають повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на підставі службової записки помічника судді/секретаря судового засідання, погодженої з головуючим по справі.

5.10   Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням та у випадках, передбачених Кримінальним процесуальним кодексом України та Цивільним процесуальним кодексом України. 

5.11 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

- клопотання (подання, скарги, які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

- у разі відсутності слідчого судді на робочому місці (відрядження, навчання – 1-2 дні), клопотання (подання, скарги, які надійшли в межах одного кримінального провадження за номером ЄРДР), які не потребують негайної реєстрації та розгляду, передаються після прибуття судді з відрядження (навчання);

-  судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 431– 435, 442 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 374 – 379, 382  Кодексу адміністративного судочинства України,   розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

-  заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, який розглядав справу;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження (доповідна відповідальної особи про наявність в провадженні суду іншого кримінального провадження), у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справи про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

5.12 Справи передаються головуючому судді протягом робочого дня відповідно до реєстру. Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

5.13 За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.

5.14 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

 Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

З метою недопущення порушення строків розгляду справи судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу за резолюцією голови суду у разі:

- припинення повноважень судді щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення з посади судді,

- перебування судді у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж  21 (двадцять один) календарний день за наявності  відповідних клопотань сторін по справі,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені (негайні, термінові) строки розгляду,

-  відсторонення судді  від посади.

За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи. Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 

6. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

6.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 12 до Положення).

6.2 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

6.3  Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою   «Д-3» сформовано документ по справі «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді доповідної/службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

  

7. Особливості розподілу окремих категорій справ

 

7.1 У неробочий час (вихідні та святкові дні ), реєстрація та автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом,  вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), здійснюється в суді в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи відповідальними працівниками апарату суду. Такий розподіл судових справ проводиться між суддями у відповідності до наказів голови суду про чергування суддів/слідчих суддів, наказів керівника апарату про чергування працівників апарату суду.  

7.2. Клопотання (подання), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) розподіляються раніше визначеному слідчому судді.

7.3 Клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) не розподіляються раніше визначеному слідчому судді:

- за 3 (три) робочі дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів)

- за 1 (один) робочий день до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 3 (трьох) календарних днів)

- за 1 (один)  робочий день до відрядження.

Розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із загального списку слідчих суддів із застосуванням повторного автоматизованого розподілу.

 

8. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

 

8.1 Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів від 25.03.2025 року (дод. 4 до Засад).

 

9. Слідчі судді

 

9.1 Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом з 01.04.2025 року, обираються строком на 3 (три) роки (дод. 5 до Засад). 

9.2 Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ.

  

10. Засади формування спеціалізації суддів (колегії)

 

10.1 Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у Болградському районному суді Одеської області не запроваджується (кожен суддя розглядає справи всіх категорій, які підсудні суду як місцевому загальному суду), крім спеціалізації судді, який уповноважений здійснювати кримінальні провадження щодо неповнолітніх (дод. 6,7,8,9).

10.2 Слідчі судді та суддя, уповноважений здійснювати правосуддя щодо неповнолітніх, визначені рішенням зборів суддів Болградського  районного суду Одеської  області (дод 5).

10.3 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду.

10.4 У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в Засадах.

 Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в  Засадах.

10.5 У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду (якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів), з урахуванням засад формування колегій суддів встановлених цими Засадами, зокрема п. 10.2.

10.6 Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

10.7 У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею (додаток 7), що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

11. Керівник апарату суду

 

11.1 Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2 Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

11.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду (дод. 1).

                                                                                                                                    

12.Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

 

12.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

12.2 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

12.3 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 12.1. Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цими Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

                                                                                                 Додаток № 1

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному

                                                                                                 суді Одеської області

                                                                                                 з 01.04.2025 року

 

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” _____ року

 

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу чи справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Керівник апарату суду                                                                                                       ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

 

 

                                                                                       Додаток № 2

                                                                                       до Засад застосування

                                                                                       АСДС в Болградському районному

                                                                                       суді Одеської області

                                                                                       з 01.04.2025 року

 

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

 

Станом на 08:30 “___” __________ року згідно даних наявних у заступника керівника апарату (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

 

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

 

Керівник апарату суду                                                                                                       ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

                                                                                                  Додаток № 3

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному суді

                                                                                                 Одеської області

                                                                                                  з 01.04.2025 року

 

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС,

які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

 

Мною, посада, ПІП, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІП, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

 

Підпис судді (суддів)

 

                                                                                                  Додаток № 4

                                                                                                  до Засад застосування

                                                                                                  АСДС в Болградському районному

                                                                                                  суді Одеської області

                                                                                                  з 01.04.2025 року

 

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження

або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

з “01” квітня  2025 року

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович  - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) судді Кодінцевої С.В.

Кравцова Алла Валентинівна - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) судді Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.

 

                                                                      

                                                                                                    Додаток № 5

                                                                                                  до Засад застосування

                                                                                                  АСДС в Болградському районному

                                                                                                  суді Одеської області

                                                                                                  з 01.04.2025 року

 

Перелік слідчих суддів

з “01” квітня 2025 року

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Кравцова Алла Валентинівна

Раца Володимир Анатолійович

 

Строк повноважень 3 (три) роки

                                                                                    

                                                                                                 Додаток № 6

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному суді

                                                                                                 Одеської області

                                                                                                 з 01.04.2025 року

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна  - всі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час відпустки або відсутності судді Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час відпустки або відсутності судді Кодінцевої С.В. та  судді Раца В.А.)

 

                                                                                                 Додаток № 7

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному суді

                                                                                                 Одеської області

                                                                                                  з 01.04.2025 року

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна – усі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності судді Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна - усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності судді  Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.)

 

                                                                                                Додаток № 8

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному  суді

                                                                                                 Одеської області

                                                                                                 з 01.04.2025 року

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду  адміністративних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

 

                                                                                                Додаток № 9

                                                                                                 до Засад застосування

                                                                                                 АСДС в Болградському районному суді

                                                                                                 Одеської області

                                                                                                 з 01.04.2025 року

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду справ про  адміністративні правопорушення

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Болградського районного суду

Одеської області

від  24.06.2015  року

 

 

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області

(із змінами внесеними рішеннями зборів суддів від 03.10.2016 р., 05.04.2017 р., 05.08.2019 р., 16.12.2021 р.,  15.10.2024 р.)

 

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області (далі — Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу, цивільного процесуального кодексу, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року (із змінами), відноситься до повноважень зборів суддів Болградського  районного суду Одеської області.

Засади  визначають порядок використання автоматизованої системи документообігу     (далі – автоматизована система) в Болградському районному суді Одеської області, який забезпечує об’єктивне та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ з урахуванням завантаженості кожного судді.

                                                        

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

 2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Болградському районному  суді  Одеської  області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор – головний спеціаліст суду.

2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

2.5. Користувачі автоматизованої системи, відповідно до їх функціональних обов'язків, зобов’язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу та забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в системі.

Користувачі автоматизованої системи несуть відповідальність за достовірність внесених даних до автоматизованої системи документообігу.

2.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор – головний спеціаліст з ІТ суду.

2.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

3. Реєстрація справ і матеріалів

3.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.    

3.2. Видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається. У виключних випадках, пов’язаних з  порушеннями, що призводять до необхідності коригування даних в ОСК, відповідальна особа подає на розгляд керівнику апарату суду службову записку, в якій зазначає підстави для внесення змін або коригування даних. Керівник апарату суду після вивчення зазначених підстав надає дозвіл на відповідні зміни або коригування даних в ОСК. Відповідальна особа на підставі  дозволу керівника апарату  вносить відповідні зміни (коригування) в ОСК.

 

4. Розподіл справ і матеріалів

4.1. Після реєстрації  справи  в КП «Д-3»  здійснюється її  автоматизований розподіл  та передача головуючому судді.

4.2. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною  за автоматичний розподіл справ.

 

4.3 Розподіл справ  у суді  здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу.

4.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ

4.5. Справи передаються головуючому  судді протягом робочого дня відповідно до реєстру. Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

4.6. У суді застосовується :

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

-  розподіл справ шляхом їх передачі раніше  визначеному судді;

-  повторний автоматизований розподіл справ.

4.7. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

4.8. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

4.9. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник апарату суду   перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією голови/керівника апарату на довідці помічника судді або секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті. У разі необхідності до доповідної може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- відмітка «хвороба» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді   керівника апарату суду, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

4.10. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

 - судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

-  судові справи про перегляд заочного рішення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті Болградським районним судом Одеської області;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до Болградського районного суд Одеської області;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

-  заяви про відновлення втраченого судового провадження;

-  заяви про забезпечення позову, доказів.

- матеріали (в порядку КУпАП), які були повернуті для усунення недоліків, залишені без розгляду, не розглядались судом по суті, та надійшли до суду повторно, передавати в провадження раніше визначеному головуючому судді.

- заяви про відвід, заявлені учасниками процесу по одному кримінальному провадженню, передаються першому судді, визначеному автоматизованою системою, якщо ці заяви надійшли в один день.

4.11. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад.

4.12. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

4.13. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за резолюцією голови суду, з урахуванням пунктів 4.1. – 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж  21 (двадцять один) календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,

-  відсторонення судді  від посади.

4.14. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-  за 2 (два) місяці до закінчення повноважень судді;

- за 7 (сім) днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за 3 (три) робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів;

-  у період відпустки судді;

-  за 1 (один) робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні;

-  під час тимчасової непрацездатності судці;

- за 1 (один) робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин - з моменту надання керівнику апарату суду (або особі, що виконує його обов’язки) помічником відповідного судді або секретарем судового засідання доповідної записки із додаванням копії журналу судового засідання з інформацією про дату та час видалення судді до нарадчої кімнати  - на весь час перебування судді у нарадчій кімнаті;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

5. Особливості розподілу окремих категорій справ

5.1. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні, часи у разі виникнення таких обставин відповідно до графіку чергування на підставі наказу голови суду.

5.2. Клопотання (подання), які надійшли та у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) розподіляються раніше визначеному слідчому судді.

5.3. У випадку неможливості здійснювати судочинство одним слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо), а щодо іншого слідчого судді не розподіляються судові справи, які надходять : за 7 (сім) днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів), за 1 (один) робочий день до відрядження, та інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

5.4. Клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) не розподіляються раніше визначеному слідчому судді :

- за 3 (три) робочі дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів),

- за 1 (один)  робочий день до відрядження.

Розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із загального списку суддів із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

6. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів (дод. 4).

 

7. Слідчі судді

7.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 (три)  роки (дод. 5).  

7.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження).

 

8. Коефіцієнт форми участі

8.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

8.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді-учасника колегії дорівнює — 0,001.

 

9. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює – 100 % (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження) справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

 

10. Засади формування спеціалізації суддів (колегії)

10.1. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше 2-х суддів на одну спеціалізацію (дод. 6,7,8,9).

10.2. У разі відсутності наявних суддів по колегії до якої включено суддю, який потребує заміни, заміна відсутнього судді, здійснюється за рахунок суддів з іншого складу суддів.

10.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду (якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів), з урахуванням засад формування колегій суддів встановлених цими Засадами, зокрема п. 10.2. 

10.4. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою   «Д-3» сформовано документ по справі «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

 

11. Керівник апарату суду

11.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

11.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду (дод. 1).

 

12. Відповідальність

12.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності (дод.3).

                                                          

13. Знеструмлення електромережі суду

13.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

13.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

13.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

13.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” _____ року

 

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу си справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Керівник апарату суду                                                                                                   ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

 

 

Додаток № 2

до Засад  застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

 

Станом на 08:30 “___” ______ року згідно даних наявних у заступника керівника апарату (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

 

Керівник апарату суду                                                                                                   ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

 

Додаток № 3

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

 

Підпис судді (суддів)

 

 

 

 

Додаток № 4

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

 

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович  - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) судді Кодінцевої С.В.

Кравцова Алла Валентинівна - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) суддів Кодінцевої С.В.  та  Раца В.А.

 

Додаток № 5

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік слідчих суддів

з 05 квітня 2023 року

Кодінцева Світлана Володимирівна

Висоцький Сергій Олександрович

Строк повноважень 3 (три) роки

 

Додаток № 6

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

Кодінцева Світлана Володимирівна  - всі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час відпустки або відсутності судді Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час  відпустки або відсутності суддів Кодінцевої С.В. та Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович – всі категорії справ (крім справ про усиновлення)

 

Додаток № 7

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна – усі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності судді Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна -  усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності суддів Кодінцевої С.В. та  Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович  -  усі категорії справ (крім кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб)

 

Додаток № 8

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду  адміністративних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович  

 

Додаток № 9

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду справ про  адміністративні правопорушення

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович  

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Болградського районного суду

Одеської області

від  24.06.2015  року

 

 

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області

(із змінами внесеними рішеннями зборів суддів від 03.10.2016 р., 05.04.2017 р., 05.08.2019 р., 16.12.2021 р.)

 

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Болградському районному суді Одеської області (далі — Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу, цивільного процесуального кодексу, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року (із змінами), відноситься до повноважень зборів суддів Болградського  районного суду Одеської області.

Засади  визначають порядок використання автоматизованої системи документообігу     (далі – автоматизована система) в Болградському районному суді Одеської області, який забезпечує об’єктивне та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ з урахуванням завантаженості кожного судді.

                                                        

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

 2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Болградському районному  суді  Одеської  області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор – головний спеціаліст суду.

2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

2.5. Користувачі автоматизованої системи, відповідно до їх функціональних обов'язків, зобов’язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу та забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в системі.

Користувачі автоматизованої системи несуть відповідальність за достовірність внесених даних до автоматизованої системи документообігу.

2.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор – головний спеціаліст з ІТ суду.

2.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

3. Реєстрація справ і матеріалів

3.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.    

3.2. Видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається. У виключних випадках, пов’язаних з  порушеннями, що призводять до необхідності коригування даних в ОСК, відповідальна особа подає на розгляд керівнику апарату суду службову записку, в якій зазначає підстави для внесення змін або коригування даних. Керівник апарату суду після вивчення зазначених підстав надає дозвіл на відповідні зміни або коригування даних в ОСК. Відповідальна особа на підставі  дозволу керівника апарату  вносить відповідні зміни (коригування) в ОСК.

 

4. Розподіл справ і матеріалів

4.1. Після реєстрації  справи  в КП «Д-3»  здійснюється її  автоматизований розподіл  та передача головуючому судді.

4.2. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною  за автоматичний розподіл справ.

 

4.3 Розподіл справ  у суді  здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу.

4.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ

4.5. Справи передаються головуючому  судді протягом робочого дня відповідно до реєстру. Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

4.6. У суді застосовується :

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

-  розподіл справ шляхом їх передачі раніше  визначеному судді;

-  повторний автоматизований розподіл справ.

4.7. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

4.8. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

4.9. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник апарату суду   перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією голови/керівника апарату на довідці помічника судді або секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті. У разі необхідності до доповідної може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- відмітка «хвороба» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді   керівника апарату суду, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

4.10. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

 - судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

-  судові справи про перегляд заочного рішення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті Болградським районним судом Одеської області;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до Болградського районного суд Одеської області;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

-  заяви про відновлення втраченого судового провадження;

-  заяви про забезпечення позову, доказів.

- матеріали (в порядку КУпАП), які були повернуті для усунення недоліків, залишені без розгляду, не розглядались судом по суті, та надійшли до суду повторно, передавати в провадження раніше визначеному головуючому судді.

- заяви про відвід, заявлені учасниками процесу по одному кримінальному провадженню, передаються першому судді, визначеному автоматизованою системою, якщо ці заяви надійшли в один день.

4.11. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад.

4.12. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

4.13. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за резолюцією голови суду, з урахуванням пунктів 4.1. – 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж  21 (двадцять один) календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,

-  відсторонення судді  від посади.

4.14. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-  за 2 (два) місяці до закінчення повноважень судді;

- за 7 (сім) днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за 3 (три) робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів;

-  у період відпустки судді;

-  за 1 (один) робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні;

-  під час тимчасової непрацездатності судці;

- за 1 (один) робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин - з моменту надання керівнику апарату суду (або особі, що виконує його обов’язки) помічником відповідного судді або секретарем судового засідання доповідної записки із додаванням копії журналу судового засідання з інформацією про дату та час видалення судді до нарадчої кімнати  - на весь час перебування судді у нарадчій кімнаті;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

5. Особливості розподілу окремих категорій справ

5.1. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні, часи у разі виникнення таких обставин відповідно до графіку чергування на підставі наказу голови суду.

5.2. Клопотання (подання), які надійшли та у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) розподіляються раніше визначеному слідчому судді.

5.3. У випадку неможливості здійснювати судочинство одним слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо), а щодо іншого слідчого судді не розподіляються судові справи, які надходять : за 7 (сім) днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів), за 1 (один) робочий день до відрядження, та інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

5.4. Клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) не розподіляються раніше визначеному слідчому судді :

- за 3 (три) робочі дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 (чотирнадцяти) календарних днів),

- за 1 (один)  робочий день до відрядження.

Розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснюється слідчому судді, із загального списку суддів із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

6. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів (дод. 4).

 

7. Слідчі судді

7.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 (три)  роки (дод. 5).  

7.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження).

 

8. Коефіцієнт форми участі

8.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

8.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді-учасника колегії дорівнює — 0,001.

 

9. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює – 100 % (відсоток визначається для кожного суду, виходячи з спеціалізації та навантаження) справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

 

10. Засади формування спеціалізації суддів (колегії)

10.1. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше 2-х суддів на одну спеціалізацію (дод. 6,7,8,9).

10.2. У разі відсутності наявних суддів по колегії до якої включено суддю, який потребує заміни, заміна відсутнього судді, здійснюється за рахунок суддів з іншого складу суддів.

10.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду (якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів), з урахуванням засад формування колегій суддів встановлених цими Засадами, зокрема п. 10.2. 

10.4. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою   «Д-3» сформовано документ по справі «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

 

11. Керівник апарату суду

11.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

11.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду (дод. 1).

 

12. Відповідальність

12.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності (дод.3).

                                                          

13. Знеструмлення електромережі суду

13.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

13.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

13.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

13.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” _____ року

 

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу си справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Керівник апарату суду                                                                                                   ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

 

 

Додаток № 2

до Засад  застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

 

Станом на 08:30 “___” ______ року згідно даних наявних у заступника керівника апарату (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

 

Керівник апарату суду                                                                                                   ПІБ

Відповідальна особа суду                                                                                                   ПІБ

 

 

Додаток № 3

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

 

Підпис судді (суддів)

 

 

 

 

Додаток № 4

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

з “05” серпня   2019 року

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович  - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) голови суду Кодінцевої С.В.

Кравцова Алла Валентинівна - на час відпустки, відсутності або неможливості участі (відвід, самовідвід, лікарняний, навчання, тощо) голови суду Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.

 

Додаток № 5

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік слідчих суддів

з “05”    квітня 2020 року

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

 

Строк повноважень 3 (три) роки

Додаток № 6

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

Кодінцева Світлана Володимирівна  - всі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час

                                                           відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна – всі категорії справ (розгляд справ про усиновлення на час

                                                      відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В. та

                                                      судді Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович – всі категорії справ (крім справ про усиновлення)

 

 

Додаток № 7

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна – усі категорії справ

Раца Володимир Анатолійович – усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В.)

Кравцова Алла Валентинівна -  усі категорії справ (розгляд кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб на час відпустки або відсутності голови суду Кодінцевої С.В. та судді Раца В.А.)

Висоцький Сергій Олександрович  -  усі категорії справ (крім кримінальних справ (проваджень) щодо неповнолітніх та малолітніх осіб

 

Додаток № 8

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду  адміністративних справ

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович 

 

Додаток № 9

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Болградському районному суді Одеської області

 

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду справ про  адміністративні правопорушення

 

Кодінцева Світлана Володимирівна

Раца Володимир Анатолійович

Кравцова Алла Валентинівна

Висоцький Сергій Олександрович